Exportar y vincular tablas
Para realizar una práctica con el Administrador de tablas vinculadas necesitamos disponer antes de una tabla externa. Aprovecharemos una de las que tenemos en la base de datos de Automóviles para exportarla, momento en el que ya dispondremos de una externa. Después la vincularemos en la base de datos. Abra la base de datos Automóviles y seleccione la tabla Fabricantes en el panel de exploración. En el grupo Importar y Exportar de la ficha Datos externos pulse el botón Excel: Utilice el botón para establecer en qué carpeta desea depositar el archivo con los datos exportados. Active la casilla Exportar datos con formato y diseño para asegurarse de que la información exportada se parezca lo más posible a la original. Pulse para continuar el proceso. Con esto termina la exportación de la tabla y ya disponemos de un archivo externo que podemos vincular a la base de datos. Naturalmente, en un caso real, la tabla Fabricantes no existiría en la base de datos y no sería necesaria la exportación, pero de este modo hemos hecho una práctica con esa función. Cuando se dispone de un archivo externo cuyo contenido es una tabla que se desea vincular a una base de datos de Access, se accede a la ficha Datos externos y, en su grupo Importar, se pulsa el botón correspondiente al formato de los datos que se van a importar o vincular. En nuestro caso, pulsaríamos en el botón Excel, con lo que obtendríamos un cuadro de diálogo similar al que acabamos de emplear para la exportación. En él activaríamos el botón Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y pulsaríamos el botón para localizar el archivo en el disco y carpeta en que se encuentre (en nuestro caso, Fabricantes). Aparece el primer paso de un sencillo asistente para concretar el modo en el que la tabla se empleará en Access. En su primer paso hemos de indicar si la primera fila de celdas de Excel contiene los nombres de los campos. Es importante responder correctamente ya que, si no lo hacemos, podríamos perder los nombres de los campos (pasarían a formar parte de los datos de la tabla) o hacer que la primera fila de datos sea tomada como si fuesen los nombres de los campos incorrectamente. Sólo hay que activar o no la casilla Primera fila contiene encabezados de columna. Resulta bastante intuitivo ya que Access cambia la vista previa y se puede apreciar si el cambio es correcto con facilidad. En nuestro caso hay que activarla. En el último paso nos limitaremos a dar nombre a la tabla y a pulsar el botón .